Règlement d’Ordre Intérieur approuvé par l’AG du 28 mars 2025
Ce règlement d’ordre intérieur précise certaines modalités de gestion et de fonctionnement de l’association.
I Fonctionnement des assemblées générales (statuts Titre 4)
Questions de personnes.
Il y a vote secret pour toutes les questions de personnes.
II Election des administrateurs (statuts Art. 21)
Les candidats administrateurs (pour quatre places les années impaires et trois places les années paires) sont invités à faire parvenir au secrétariat du vignoble, au plus tard 20 jours avant la date de l’assemblée générale un message pour exprimer leur candidature. Celui-ci sera accompagné d’un fichier (max 1500 caractères, espaces non compris) dans lequel ils se présentent et expliquent la motivation de leur candidature. Seuls les fichiers qui répondent aux spécifications exprimées ci-dessus seront acceptés. Dans le cas contraire, le candidat sera invité à soumettre une autre proposition s’il en est encore temps. Si pas, le texte sera coupé à la limite spécifiée. Les noms des candidats éligibles et leur fichier de candidature seront inclus dans la convocation à l’assemblée générale envoyée à tous les membres au moins 15 jours avant la date de la réunion.
Les votes seront dépouillés par le « comité de dépouillement ». Celui-ci est composé des 2 membres les plus récents présents à l’AG et proposés par le secrétaire.
Ils communiqueront par écrit le résultat précis des votes et remettront tous les bulletins de vote dans une enveloppe scellée au secrétaire. Le comité de dépouillement lira ces résultats (nombre de voix/personne) à voix haute, en précisant quels sont les candidats élus, ceux qui seront suppléants et, le cas échéant, ceux qui n’ont pas obtenu la majorité simple des voix exprimées.
Actes engageant l’association (statuts Art. 25)
Toutes les opérations bancaires, jusqu’à une valeur de 1500 €, sont signées par le trésorier seul ou, le cas échéant, par un des administrateurs disposant de la signature de l’association. Pour des montants supérieurs, 2 signatures sont requises.
La Confrérie possède du matériel divers (tables, tonnelles, projecteur, etc) que certains membres ont déjà souhaité emprunter. Afin d’éviter tout favoritisme et/ou discussion si jamais le matériel n’était pas restitué tel qu’il était avant le prêt, aucun matériel n’est mis à la disposition (à titre gracieux ou payant) des membres.
La décision d’organiser un jumelage ou parrainage avec un autre vignoble appartient au CA. L’organisation pratique de la ou des manifestations est ensuite déléguée à un groupe ad hoc, dont au moins un des administrateurs fait partie. Ces manifestations ne doivent pas générer de coûts pour la Confrérie.
Chaque année, la Confrérie organise une fête de la St Vincent à laquelle les membres et leur famille sont invités. Cette fête est organisée par le CA avec l’aide des membres qui souhaitent s’y impliquer. Cet événement ne vise pas à faire du bénéfice, mais son budget doit être en équilibre.
III Site Web (statuts Art. 2)
La confrérie dispose des domaines suivants : villers-la-vigne.be, villers-la-vigne.com, villerslavigne.be, villerslavigne.com.
Le gestionnaire du site veillera à respecter l’anonymat et la vie privée des membres qui en auront exprimé le souhait.
En ce qui concerne les fichiers stockés sur Google Drive : – outre le gestionnaire, seuls les membres du bureau (président, vice-président, secrétaire et trésorier) ont accès au répertoire racine ainsi qu’à toute la structure sous-jacente
– pour les librairies d’équipes (viti, vini, visi, jazz, voyage), c’est soit le responsable, soit la personne qu’il désigne, qui se charge de la gestion du répertoire, les autres membres de la Confrérie n’ayant qu’un droit de consultation.
IV Commissions (statuts Art. 10) Communication de et avec les commissions
Lorsque les responsables des commissions ne font pas partie du Conseil d’Administration, celui-ci désigne annuellement pour chaque commission, un administrateur qui servira de relais entre la commission et le CA.
Certaines décisions pouvant néanmoins avoir un impact non négligeable sur l’association, le CA préconise que les propositions suivantes soient prises en commission et validées par le CA. Ce dernier les présentera à l’Assemblée générale lorsqu’il le juge utile. A titre d’exemple:
Arrachage de pieds de vigne
Choix de cépages à planter
Choix du type de vin qui sera produit
Choix de l’étiquette
Chaque année, le CA établit un calendrier des différentes activités ouvertes à tous les membres et le publie sur son site web. Il sollicite pour ce faire les inputs des responsables de commission.
Outre les activités ouvertes à tous les membres, chaque commission se réunit ou invite les membres qui en font partie à participer à des activités spécifiques. Chaque année, les membres sont invités à indiquer s’ils souhaitent participer à une commission donnée et le groupe WhatsApp correspondant est adapté en conséquence.
Voyages
La commission « Voyages » est ouverte à tout porteur de projet qui peut présenter au CA un projet de voyage avec une première estimation des coûts y afférents. Lorsqu’il y a plusieurs projets candidats pour une même année, c’est le CA qui décide lequel sera organisé l’année suivante, en tenant compte notamment des dernières destinations et moyens de transport proposés
Les voyages organisés par la Confrérie remportant généralement du succès, les invitations à y participer sont envoyées dans un premier temps à tous les membres effectifs. Les autres membres y sont invités 7 jours plus tard. Priorité est ainsi donnée aux membres qui contribuent activement à la vie de la Confrérie.
V Communications de l’association (statuts Art 35) Généralités
Les membres du CA veillent – autant que faire se peut – à la bonne transmission des savoirs et des informations, tant au sein du CA que des différentes commissions. D’une manière générale et a fortiori lorsqu’il s’agit de sujets qui ont un impact potentiel pour toute la Confrérie, les initiatives, projets etc sont présentés et validés en CA avant toute prise d’action et/ou transmission d’information à ce propos envers les membres.
Réseaux sociaux
Des communications officielles à propos du vignoble sont publiées régulièrement sur le site web de la confrérie et sur les réseaux sociaux. Tous les membres peuvent les relayer s’ils le souhaitent.
La Confrérie utilise un système de messagerie instantanée pour faciliter les échanges entre les membres des différentes commissions. Lors de l’ajout d’un nouveau membre, l’administrateur du groupe précise ses nom et prénom. Il est attendu de chaque utilisateur qu’il reste poli et respectueux de la parole d’autrui. Si ce n’était pas le cas, la personne irrespectueuse serait exclue par le CA du groupe concerné pour une durée de 3 mois.
Stocks Le CA établit chaque année, en fonction du stock disponible, une liste des bouteilles à servir en priorité lors de visites guidées ou d’activités de la Confrérie où l’ensemble des membres est invité Il précise également quelles bouteilles seront réservées pour les différentes manifestations du vignoble (St Vincent, AG, soirée jazz notamment).
VI Adhésion et démission (statuts Art. 7)
L’association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Le postulant doit remplir le formulaire d’adhésion présent sur le site du vignoble et s’acquitter de la cotisation. Un accusé de réception de l’adhésion lui sera transmis par le secrétariat accompagné d’un vade-mecum et du mot de passe d’accès réservé aux membres (voir site villers-la-vigne.be). Le secrétariat informera également le postulant que son adresse email sera dorénavant inscrite dans le registre central du secrétariat en vue de toute convocation ou d’information transmises à destination des membres.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise.
Chaque membre devra être avisé de la nécessité de renouveler sa cotisation tous les ans. Sans paiement de cette cotisation, une relance sera émise à l’encontre du membre par email, accordant un délai de régularisation. Si à l’issue de ce délai le membre n’a toujours pas procédé à la régularisation de sa cotisation, il sera radié de plein droit de l’association.
Toute cotisation payée par un postulant à partir du 1 septembre de chaque année sera d’office imputée à l’exercice comptable de l’année suivante.
La démission d’un membre se fait par lettre ou email adressé au secrétariat de la Confrérie. Le membre démissionnaire conserve la possibilité de renouveler son adhésion auprès de l’association.
