Ce règlement d’ordre intérieur précise certaines modalités de gestion et de fonctionnement de l’association.
I – Fonctionnement des assemblées générales (statuts Titre 4)
Questions de personnes
Il y a vote secret pour toutes les questions de personnes.
II – Actes engageant l’association (statuts Art. 25)
Toutes les opérations bancaires, jusqu’à une valeur de 1500 €, sont signées par le trésorier seul ou, le cas échéant, par un des administrateurs disposant de la signature de l’association.
III – Site Web (statuts Art. 2)
La confrérie dispose des domaines suivants : villers-la-vigne.be, villers-la-vigne.com, villerslavigne.be, villerslavigne.com. Le gestionnaire du site veillera à respecter l’anonymat et la vie privée des membres qui en auront exprimé le souhait.
IV – Commissions (statuts Art. 10)
Communication de et avec les commissions
Lorsque les responsables des commissions ne font pas partie du Conseil d’Administration, celui-ci désigne annuellement pour chaque commission, un administrateur qui servira de relais entre la commission et le CA.
Certaines décisions pouvant néanmoins avoir un impact non négligeable sur l’association, le CA préconise que les propositions suivantes soient prises en commission et validées par le CA. Ce dernier les présentera à l’Assemblée générale lorsqu’il le juge utile. A titre d’exemple:
– Arrachage de pieds de vigne
– Choix de cépages à planter
– Choix du type de vin qui sera produit
– Choix de l’étiquette
Chaque année, le CA établit un calendrier des différentes activités ouvertes à tous les membres et le publie sur son site web. Il sollicite pour ce faire les inputs des responsables de commission.
Outre les activités ouvertes à tous les membres, chaque commission se réunit ou invite les membres qui en font partie à participer à des activités spécifiques. Chaque année, les membres sont invités à indiquer s’ils souhaitent participer à une commission donnée.
Voyages
La commission « Voyages » est ouverte à tout porteur de projet qui peut présenter au CA un projet de voyage avec une première estimation des coûts y afférents. Lorsqu’il y a plusieurs projets candidats pour une même année, c’est le CA qui décide lequel sera organisé l’année suivante, en tenant compte notamment des dernières destinations et moyens de transport proposés
Les voyages organisés par la Confrérie remportant toujours beaucoup de succès, les invitations à y participer sont envoyées dans un premier temps à tous les membres effectifs. Les autres membres y sont invités 7 jours plus tard. Priorité est ainsi donnée aux membres qui contribuent activement à la vie de la Confrérie.
V – Communications de l’association (statuts Art. 35)
Généralités
Les membres du CA veillent – autant que faire se peut – à la bonne transmission des savoirs et des informations, tant au sein du CA que des différentes commissions. D’une manière générale et a fortiori lorsqu’il s’agit de sujets qui ont un impact potentiel pour toute la Confrérie, les initiatives, projets etc sont présentés et validés en CA avant toute prise d’action et/ou transmission d’information à ce propos envers les membres.
Réseaux sociaux
Des communications officielles à propos du vignoble sont publiées régulièrement sur le site web de la confrérie et sur les réseaux sociaux. Tous les membres peuvent les relayer s’ils le souhaitent.
Stocks
Le CA établit chaque année, en fonction du stock disponible, une liste des bouteilles à servir en priorité lors de visites guidées ou d’activités de la Confrérie où l’ensemble des membres est invité Il précise également quelles bouteilles seront réservées pour les différentes manifestations du vignoble (St Vincent, AG, soirée jazz notamment).
VI – Adhésion et démission (statuts Art. 7)
L’association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Le postulant doit remplir le formulaire d’adhésion présent sur le site du vignoble et s’acquitter de la cotisation. Un accusé de réception de l’adhésion lui sera transmis par le secrétariat accompagné d’un vade-mecum et du mot de passe d’accès réservé aux membres (voir site villers-la-vigne.be). Le secrétariat informera également le postulant que son adresse email sera dorénavant inscrite dans le registre central du secrétariat en vue de toute convocation ou d’information transmises à destination des membres.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise.
Chaque membre devra être avisé de la nécessité de renouveler sa cotisation tous les ans. Sans paiement de cette cotisation, une relance sera émise à l’encontre du membre par email, accordant un délai de régularisation. Si à l’issue de ce délai le membre n’a toujours pas procédé à la régularisation de sa cotisation, il sera radié de plein droit de l’association.
Toute cotisation payée par un postulant à partir du 1 septembre de chaque année sera d’office imputée à l’exercice comptable de l’année suivante.
La démission d’un membre se fait par lettre ou email adressé au secrétariat de la Confrérie. Le membre démissionnaire conserve la possibilité de renouveler son adhésion auprès de l’association.